Un evento sostenible “es aquel evento diseñado, organizado y desarrollado de manera que se minimicen los potenciales impactos negativos ambientales, y que se deje un legado beneficioso para la comunidad anfitriona y todos los involucrados” según el Programa de Naciones Unidas para el Medio Ambiente – PNUMA.
Normalmente tendemos a evaluar los impactos económicos y sociales que tienen los eventos que organizamos por medio de nuestra empresa, pero nos olvidamos del impacto medioambiental, y eso que es bastante más sencillo de medir que, por ejemplo, la repercusión económica.
Para ponérnoslo más fácil, el consorcio de agencias de España, GEBTA, en colaboración con NH Hotels ha elaborado la guía «Una primera aproximación para comenzar a organizar eventos sostenibles«, donde señalan las directrices que los organizadores deben incorporar para la organización de eventos.
¿Cómo organizar un evento sostenible?
Debemos tener en cuenta que en la organización de un evento sostenible lo más importante es la medición del impacto medioambiental. Esta medición tendremos que activarla no sólo en el momento de realizar el evento.
Hay una fase previa a la celebración del acto, que incluye tanto la planificación inicial como la organización; y una fase posterior, de medición y evaluación, en que se hace necesario verificar resultados. Esta medición se puede hacer, por ejemplo, a través de la página de ICLEI Europe, aunque otras páginas de numerosos Conventions Bureaux, asociaciones e instituciones públicas también son válidas.
Buenas prácticas para organizar tu evento sostenible
Privilegia la elección de sedes que faciliten el acceso en transporte público y si no fuera posible, prever transporte colectivo. Favorece el cambio de sedes a pie o con modos alternativos de transporte (puntos de recarga para coches eléctricos, aparcamiento de bicicletas…) y escoge sedes que faciliten el acceso de personas con discapacidad.Prioriza sedes con certificaciones ambientales, un programa de gestión de residuos, que utilice energías renovables para la producción de la electricidad o el agua caliente, además de sistematizar automáticamente la climatización o la iluminación.
Promociona tu evento sin papel y da la posibilidad de asistir al evento en formatos online, con cuestionarios de satisfacción a través del teléfono, mecanismos de votación electrónica etc. El evento no solo depende de que tú realices gestiones sostenibles, sino de que tus proveedores también lo sean, así que asegúrate de que las empresas que contrates apliquen criterios de sostenibilidad.
Para la contratación de personal de apoyo en la organización del evento, valora empresas que empleen a colectivos con riesgos de exclusión social o centros especiales de empleo.
A la hora de alojar a las personas que van a acudir al evento, selecciona hoteles accesibles por transporte público o con buena comunicación con otros medios de transporte.
Al contratar servicios de restauración, prima empresas que trabajen con producto propio o seleccionen productos de la región, km cero, minimizando transportes.
Seleccionar productos de temporada. Da pie a la introducción de productos de agricultura ecológica, bio responsable y favorecer los productos de comercio justo. Ajusta el consumo de agua como bebida. Valora el uso de agua del grifo y evitar el uso de envases de plástico, dando paso a distribuidores, jarras u otros contenedores de amplio uso.
Las proyecciones y contenido audiovisual son una alternativa más sostenible que la cartelería tradicional. Si no hay más remedio que usar papel, que sea reciclado e impreso a dos caras. Aún hay más, el reciclaje lleva a aprovechar cartelería y tarjetas de identificación reiteradamente en eventos posteriores.
No dudes en informar a los asistentes invitándoles a participar de buenas prácticas y consejos sostenibles durante el evento. Da a conocer a participantes, ponentes, proveedores y prensa de los resultados sostenibles obtenidos.
Una vez finalizada la fiesta hay que prestar atención al desmontaje, la gestión de residuos y reutilizar los materiales utilizado s. Es el momento de hacer un cálculo de las emisiones reales del evento y realizar una memoria final para mejorar eventos posteriores.
¿Qué ventajas tiene para tu empresa organizar un evento sostenible?
La organización de eventos sostenibles supone importantes beneficios para las empresas y las organizaciones. Destacamos:
• Ahorro de costes, al controlar más intensamente el consumo de recursos y ganar eficiencia en los diferentes procesos productivos.
• Acceso privilegiado a nuevos mercados y nuevos clientes muy sensibilizados con temas medioambientales, de RSC, etc. Supone un elemento diferenciador y de posicionamiento y aumenta los valores de competitividad de nuestra compañía.
• Actúa positivamente en la gestión de nuestra reputación corporativa y nuestra imagen pues pone en valor los compromisos de las organizaciones con la sociedad, la sostenibilidad,…
• Nuestras aportaciones en este sentido suponen una contribución real a nuevos modelos productivos y de gestión, de base ética y comprometidos en llegar a las futuras generaciones un presente que no hipoteca su futuro.
• Supone un posicionamiento de la empresa a favor de las personas y muy especialmente de aquéllas que precisan mayor protección.
Es por todo esto que debemos apostar por la organización de eventos sostenibles.
